הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להגדיר תקציב שאנחנו מוכנים להוציא על הציוד לאירועים. ידוע שאחד מהדברים הראשונים בארגון אירוע הוא הקצאת תקציב לכלל האירוע ובייחוד לציוד לאירועים במרכז. כמו כן,צריך להיות ריאלים ולחשוב מה קורה אם וכאשר תהיה חריגה מהתקציב שקבעתם. ישנם אנשים שחושבים שיותר כדאי לקנות ציוד לאירועים במרכז לאירוע,אבל השאלה האמיתית היא האם אתם מתכוונים להשתמש בציוד הזה לטובת אירועים נוספים,או שאתם מתכוונים לעשות אירוע חד פעמי. לרוב השכרה היא עסק זול יותר,וגם אין צורך לאחסן את הציוד לאירועים במרכז כאשר אין אירוע.

הדבר השני שיש לעשות הוא לבדוק בדיוק איזה ציוד לאירועים אנחנו צריכים לאירוע. עוד אחד מהדברים הבסיסיים שצריכים לקבוע לפני שמתכננים אירוע,הוא אופי האירוע. אנחנו מחליטים כמה מוזמנים יהיו? מי המוזמנים? האם זה אירוע עסקי של חברה או חתונה?. השכרת הציוד לאירועים במרכז צריכה להיות בהתאם לאופי האירוע. ניתן להשכיר גם אטרקציות מסוימות כמו קריוקי או מכונת צמר גפן או בר אם זה אירוע רב משתתפים.

במידה ואתם מעוניינים לארגן יריד,או משהו בסגנון,ניתן לשכור תפאורה או דוכנים. חשוב מאוד לשים לב למזג האוויר,שכן אתם יכולים להשכיר את התפאורה הכי יפה והכי מרשימה,אבל אם ירד גשם אז הכול ירד לטמיון.

מיותר לומר,שהדרך הכי טובה לדעת כמה ציוד לאירועים במרכז צריך להשכיר הוא פשוט לפי מספר האנשים. לפני שמארגנים אירוע חשוב מאוד להחליט על מספר המשתתפים באירוע,כדי שנוכל לתכנן את הזמנת הציוד לאירועים במרכז. אחרי שכבר קבענו כמה מוזמנים יהיו באירוע,יש לוודא אישורי הגעה עם כל המוזמנים,בין אם זה בטלפון,באינטרנט או בדואר. הזמנת ציוד לאירועים במרכז עודף יכול לעלות המון כסף,ולרוב זה לא שווה את זה. כאשר משכירים ציוד לאירועים במרכז לאירוע,החברה ממנה אתם משכירים לרוב תביא את הציוד לאירועים במרכז עד לאירוע,וגם תפרק אותו חזרה. העובדה שהציוד לאירועים במרכז מושכר,מקלה מאוד על מארגני האירוע כיוון שאין צורך לנקות את הציוד לאירועים במרכז וניתן לעסוק בדברים אחרים.